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把事情做到更好!

本文來自 inertial 原創投稿。

我第一次聽說《Getting Things Done》這本書的時候誤以為它和世面上的那些成功學書籍沒什么區別,后來在不少書中看到了這個名字,也看見了很多人的推薦,由此產生了很大的興趣。上個月正好有不少空閑,就抽時間把這本書讀完了。

本來打算讀英文原版,但是原版的生詞量對于我這種半吊子水平來說有點過高,所以最后還是看的中文,但不是出版的正式版本,而是楊思源先生二次潤色和校對后的版本,在此感謝他的潤色和校對。不過還是推薦有能力和水平的讀者去閱讀英文原版,因為此處提到的版本仍有些漏譯的情況。

這本書提到的一些原則和方法非常有指導意義,有些方法有可能不符合中國的工作和社會習慣,但是總體上仍然十分值得一讀。在這里順便提一下我自己對于時間管理的看法,GTD只是工作管理方法中的一環,只能解決任務管理和安排中的許多問題,但是在這之外,例如自律能力、習慣培養和自我激勵等問題是需要也值得單獨學習的。關于這些自我調節和管理的方法已經有了很多研究,如果有興趣可以再找一些書來閱讀。另外,我的個人感覺是,在這方面受的挫折越大,自我反思得越多,學習這些東西的收獲也就越大,因此若未與書中內容產生共鳴,是很容易將之看作成功學的。

本書的核心思想

我覺得大多數核心思想已經在書的第一章寫明了,即

  • 心如止水
  • 放空大腦

其中心如止水是本書的理論起點和最終目標,而放空大腦是達到目標的手段。本書的所有方法都是為了放空大腦而設計的。這里的放空大腦是指在工作時,除了目前的工作,不要在大腦中存放任何其它的想法,如果有想法就將其記錄到外界的物理記錄系統上,由此來最大化提高工作效率和降低壓力。

此外,本書將對任務的管理分為兩個部分,即橫向管理縱向管理。其中橫向管理針對不同任務的收集和切換,而縱向管理針對同一個工作(work)的不同層次。

其實這部分還提到了一個原則,即行動之前先想好預期結果,這個原則之后還會提到。其實這個原則也是我現在做得不那么好的部分,這會導致時間分配不平均,或者導致完美主義心理妨礙任務推進,從而產生逃避心理。

本系列來自 水中頡 原創投稿。

本文續上篇《我的時間管理道與術(一):接受現實和感知時間》和《我的時間管理道與術(二):目標與計劃》。

建立至上而下的檢視機制

六個關注層面和檢視周期

宗旨和使命、關鍵路徑是云端;關鍵點和平衡點是方向指導層;項目是最接地氣的現實目標層;下一步行動是非常具體的待執行事務層。各層之間環環相扣、一脈相承,至上而下應該越來越具備SMART性。

高度關注層說明檢視周期
50000 FT宗旨使命終極目標,世界觀、人生觀、價值觀1年(春節)
40000 FT關鍵路徑3-5年遠景,及更遠發展道路上的關鍵場景和步驟的暢想、憧憬1年(春節)
30000 FT關鍵點1-2年(年度)關鍵成果、大事(一般1-3個,其中有且僅有1個核心關鍵點)3-5個月(春節、五一、十一)
20000 FT平衡點關鍵點在角色和責任范圍里的,面向各領域(工作、學習、生活)的平衡補充3-5個月(春節、五一、十一)
10000 FT項目當前(一般1-2個月)待突破(一般為多步驟、多階段)的中短期目標、重點任務的集合(一般少于7件)1-2個月(月初月末)
地面0 FT下一步行動本周待辦/日程表/委派等可執行的(一般為單步驟單階段)具體任務、行動及事務周/天/適時

本系列來自 水中頡 原創投稿。

本文續上篇《我的時間管理道與術(一):接受現實和感知時間》。

目標與計劃

所謂達成目標,就是獲得預期的結果,達到目的。有了目標,就可以倒推每個實施步驟,最終自然的形成計劃?;歡災?,計劃就是設定目標,思考實施步驟,進而分配可以執行的具體任務,克服行動中遇到的各種問題,從而實現目標的管理技能。

根據目的、目標不同制定不同的計劃,例如

  1. 對目標來說,通常制定“年度、季度、月、周的工作和學習計劃”。
  2. 對某項任務來說,通常制定“項目實施計劃”。
  3. 對于要解決的問題來說,通常制定過程管理中的“改進計劃”。

目標、步驟、任務、行動……千頭萬緒的預期結果混在一起讓人焦頭爛額,無從下手。通過站在不同的視角,對目標進行六個層次的劃分有助于我們在實現目標的過程中保持清晰地思路,從而更為合理、有效的計劃。