新时时彩012走势: 《Getting Things Done》讀書筆記

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本文來自 inertial 原創投稿。

我第一次聽說《Getting Things Done》這本書的時候誤以為它和世面上的那些成功學書籍沒什么區別,后來在不少書中看到了這個名字,也看見了很多人的推薦,由此產生了很大的興趣。上個月正好有不少空閑,就抽時間把這本書讀完了。

本來打算讀英文原版,但是原版的生詞量對于我這種半吊子水平來說有點過高,所以最后還是看的中文,但不是出版的正式版本,而是楊思源先生二次潤色和校對后的版本,在此感謝他的潤色和校對。不過還是推薦有能力和水平的讀者去閱讀英文原版,因為此處提到的版本仍有些漏譯的情況。

這本書提到的一些原則和方法非常有指導意義,有些方法有可能不符合中國的工作和社會習慣,但是總體上仍然十分值得一讀。在這里順便提一下我自己對于時間管理的看法,GTD只是工作管理方法中的一環,只能解決任務管理和安排中的許多問題,但是在這之外,例如自律能力、習慣培養和自我激勵等問題是需要也值得單獨學習的。關于這些自我調節和管理的方法已經有了很多研究,如果有興趣可以再找一些書來閱讀。另外,我的個人感覺是,在這方面受的挫折越大,自我反思得越多,學習這些東西的收獲也就越大,因此若未與書中內容產生共鳴,是很容易將之看作成功學的。

本書的核心思想

我覺得大多數核心思想已經在書的第一章寫明了,即

  • 心如止水
  • 放空大腦

其中心如止水是本書的理論起點和最終目標,而放空大腦是達到目標的手段。本書的所有方法都是為了放空大腦而設計的。這里的放空大腦是指在工作時,除了目前的工作,不要在大腦中存放任何其它的想法,如果有想法就將其記錄到外界的物理記錄系統上,由此來最大化提高工作效率和降低壓力。

此外,本書將對任務的管理分為兩個部分,即橫向管理縱向管理。其中橫向管理針對不同任務的收集和切換,而縱向管理針對同一個工作(work)的不同層次。

其實這部分還提到了一個原則,即行動之前先想好預期結果,這個原則之后還會提到。其實這個原則也是我現在做得不那么好的部分,這會導致時間分配不平均,或者導致完美主義心理妨礙任務推進,從而產生逃避心理。

橫向管理

橫向管理分為五個階段,分別是:

  1. 收集
  2. 加工處理
  3. 組織管理
  4. 行動
  5. 回顧

大概可以歸納為(1)收集一切引起我們注意力的事情;(2)加工處理后,確定它們的實質以及解決方案;(3)組織整理得出的結論,并且為每一項工作列出下一步行動(action);(4)行動;(5)定期回顧

這是作者給出的流程圖,基本上概括了大致的流程:

GTD流程圖

一、收集

收集是指將你需要完成的事、心中的某個想法和某些輔助性的參考資料等任何會占據寶貴的大腦“內存”的事情都存儲到大腦之外的某個地方。一定要把一切這類事務收集起來。

收集工具

收集工具即是收集和存儲事務的工具,它的種類并不重要,也不要為了收集工具花費太多精力,這個原則在任何部分都適用,不要被工具迷失了自己的目的。

收集的原則
  • 每一個懸而未決的事情都必須存儲在你的收集系統之中,而不是你的大腦里。
  • 你應該盡可能地控制收集工具的數量,夠用即可。
  • 你必須定期地清空這些設備。

第一條和最后一條是最重要的,最后一條是指將收集的信息加工處理,即進入下一個環節。一定要有固定的時間對每天或每個周期內收集的信息進行加工處理,這是整個系統的基石。

注意,在集中收集信息的過程中,要提防想要清初或者進行加工處理的欲望。不要在收集信息時對信息進行處理,除非這件事非常緊急。另外,在集中收集信息(在這里我更愿意稱之為想法)時,只需要注重質量,寧有過之而無不及,不能漏掉任何事。

二、加工處理

加工處理并不意味著落實你所收集到的全部工作和行動,它僅僅時指確定每一項工作的內容和實質,并判斷出你下一步的具體措施。

加工管理的基本原則
  • 從最上面的一項開始處理
  • 一次只處理一件事
  • 永遠不要把任何事情再次放回工作籃

這幾個原則的含義總結起來就是:

  1. 從一端入手,一次只解決一件事,而且每一件事都必須獲得均等機會的處理。如果只去處理你想要解決的事情,并且順序雜亂,結果某些事情必然被遺漏了。
  2. 每次只強調一項內容,可以迫使你集中注意力做出判斷。
  3. 這條原則的意圖在于摒棄不斷處理工作,但是不對其做出判定而是棄之一邊的不良習慣。當處理一個信息或任務時,請立刻判定它的實質和處理方法。
加工處理的流程

這一部分基本和之前的流程圖一樣,首先判斷是否可以付諸行動,有幾種情況不用采取行動,即:

  • 垃圾
  • 現在不需要做,但是將來可能要做
  • 參考資料

若需要采取行動,則明確下一步的行動(action),這里的下一步行動一定是可以實行的具體行動。一般來說,下一步行動分為幾類:

  • 可以馬上完成的(例如只需要兩分鐘的任務)
  • 需要指派給他人的(如果你自己并不是最佳的執行者)
  • 不能馬上完成,需要交給你的管理系統的

在這里需要明確工作和行動的定義。工作是指任何你承諾達到的目標,并且需要一步以上的行動才能完成。行動是指是指一些可以實施的具體行動。

無需行動

垃圾就是字面意思,無用的東西。

現在不需要做,而將來可能做這一項也是字面意思,需要過一段時間后再評估是否需要行動,這個需要放在組織管理中的兩個清單中。沒有想好是否要做的放入“將來/也許”清單,要做但時間未到的事情放入日程表中,并且加上時間提醒。

參考資料是指有助于工作的一些輔助資料或者是大腦中靈光一現想到的一些思路、靈感、體悟、想法等不用具體實施但需要整理或進一步思考的東西。

需要行動

針對每個工作,必須明確它的下一步行動,每一個行動都必須清晰明了,易于操作。

在這里,需要提到一個之前已經提到的原則,即:為了對下一步行動做決策,你必須首先明確你希望達到的目標。

如果下一步行動能夠很快解決(例如兩分鐘),那么請立刻完成,這叫兩分鐘原則。

如果一件事需要交給別人來做,請把他們加入“等待”清單,即等待這項工作的完成,并在記錄具體的時間,然后再例行的回顧中檢查進度。

剩下的請留到下一步的組織管理進行進一步的處理。

三、組織管理

組織管理將事情分為7大類:

  • 一個“工作”清單
  • 工作的輔助性資料(在ToDoist中,我將這一項直接記錄在行動的評論中,以作參考)
  • 日程表
  • “下一步行動”清單
  • “等待”清單
  • 參考資料
  • “將來/也許”清單

清單本身僅僅是保存工作的一種手段,它以總目錄的形式呈現出來,便于隨時回顧檢查。

我把以上的幾個清單做一個區分。

  • 日程表包括兩類事:要么是時間具體的(如今天幾點到幾點要做什么),要么日期是明確的(如某件事要在特定的某一天完成)。GTD在日程表上有一個特殊的要求,就是日程表上的事是某一天必須完成的。但是由于我不使用日程表,直接使用ToDoist代替,因此并沒有完全按照這個要求。
  • 工作清單和下一步行動清單的區別在前面已經講過了。

其它并沒有什么可以區分的了。

工作和行動清單

”工作“清單的真實價值在于,它可以為你提供一個完整全面的回顧機會(至少每周一次),使你確保所有的計劃都已經制定出了行動方案,不會存在任何遺漏。

關于行動清單,在ToDoist中,我使用不同的標簽對行動進行分類,主要分為:

  • 地點(如自習室、宿舍、電腦旁等)
  • 需要的時間
  • 需要的精力或集中力
  • 所屬的工作
  • 重要性

使用標簽對行動進行分類后,使用過濾器為不同的場合和情況篩選出合適的任務列表,這樣可以減少各類任務列表的個數和大量的重疊。同時,如所屬工作這樣的屬性不使用標簽進行管理更方便。而重要性屬性直接使用優先級來標識。

將來/也許清單

你打算將來在某個時間安排一次特殊的旅行,也可以是你希望閱讀的書籍,以及你渴望培養的技能和才干,為了能夠全面地實施這種管理模式,你需要給這些擱置再議地事務留出一些空間。

如果你覺得某個工作在今后的相當長時間里,沒有抓住你的注意力的可能性,那你干脆把它轉入到這個”將來/也許“清單里。

核查清單

把偶然想到的一些處理方案記錄到工作的輔助資料里。

四、行動

書中對選擇行動的決策過程給出了3個方面的評估標準:

  • 選擇當前行動的4個標準
  • 評估每日工作的3個標準
  • 回顧檢查的6個層次
選擇當前行動的4個標準

這部分在組織管理部分已經闡述過了。

評估每日工作的3個標準
  1. 處理預先明確的工作
  2. 處理隨時出現的新工作
  3. 安排下一步的工作

將三者平衡

回顧檢查的6個層次

這一部分的論述建議看書,個人認為比較有價值。

工作中的6個層次可以分為:

  • 5萬英尺以上:生活
  • 4萬英尺:3~5年的計劃
  • 3萬英尺:1~2年的目標
  • 2萬英尺:責任范圍
  • 1萬英尺:當前的工作
  • 跑道:目前的行動

書中關于這幾個層次有一個較為具體的例子。

你需要打的這個電話(行動)事關你目前加緊促成的一批生意(工作)。這個電話關系到提高你的銷售數量(責任)。這批生意可能是你在銷售方面有所進展和突破(工作目標)的一個良機。因為你所在的公司渴望進軍這個全新的市場領域(機構的前景)。這將促使你在經濟和事業不斷接近你奮斗追求的目標(生活)。

同時,我們關注這幾個層次的目的是。

達到成功境界最健康的方法,莫過于全面權衡地管理好各個層面的事務。無論處于哪一層次,關鍵在于立即找出所有不完善的地方以及承諾的責任。

其實作者在這里還提到了一個自下而上的準則,這一點之前也提到了只是我沒有記錄下來。他說了一句:

當底層已經陷入失控時,仍然試圖按照由上而下的順序,將有可能成為效率最為低下的方法。

他的意思是,這是就應該把自己該采取的下一步行動理清,形成一種控制感以后,再由下而上地把大局觀建立起來。

跑道

跑道指的是目前的行動,即之前的下一步行動清單。

1萬英尺

1萬英尺是指工作,即你想要達到的具體目標或者說多步行動的最終結果。

掌握當前各個層面工作的完整目錄,將自然地產生更清晰的工作重點、更全面的合作以及更強烈的優先感。

2萬英尺

2萬英尺是指責任范圍,我認為就是指對你目前應當做的工作的一個概括和統領??梢苑治鋈撕橢耙盜礁霾糠?。

3~5萬英尺

我認為3~5萬英尺的部分是一個人的發展,3萬英尺是指未來一年期內的方向,4萬英尺是指個人未來的長期發展,而5萬英尺是指人生目標。

這一整個系統的核心目標就是讓人對自己從長期到短期的發展行為方向都很清楚,從而達到一個心如止水的境界。同時為了保證這套系統持續運行,一個必要的回顧機制是必不可少的。

在這里你可以向自己提出一些問題:

  1. 我們機構的長期目標和目的是什么?為了履行我的職責,我需要落實哪些相關的工作?
  2. 我為自己設定的長期目標和目的是什么?有哪些工作我必須首先落實?
  3. 還發生了哪些可能影響到我的選擇的重大事情呢?

我在看這一段內容時產生了一個想法,我感覺他說的這一套層次體系和《如何閱讀一本書》中提到的閱讀時對書和內容的層次劃分有異曲同工之妙。使用了目標分析的方法,從目標著手,分析作者的意圖和它的結構。這個問題我還想進行進一步的思考。

五、回顧

你的系統絕不能處于靜止不動的狀態。為了幫你作出正確的選擇,這個系統必須時時更新,緊跟事態的發展。

作者是這樣定義每周回顧的:

直到你能確認:”我目前已經完全掌握了我沒有處理的一切事情。一旦我決定處理,馬上就可以投入工作。

同時,作者在這里建議對不同的清單進行不同周期和不同角度的檢查回顧。

我還針對之前工作的選擇發展了一種新的回顧內容,即回顧今天在不同場景下完成不同工作的效率,為對不同場景和工作設定標簽提供一些參考,使過濾器能夠在特定的環境下給出合適的事務清單。

思考是工作和生活的精髓,同時也是最難做到的事情。帝國的創建者們在爭分奪秒地算計著,而其他人卻在嬉戲。如果你不是自覺地去努力進行這種自我指導地思維過程,那么你就是在向懶惰屈服讓步,你將永遠喪失控制自己生活地能力。

上面這段話有一點道理,但也有一點偏激。

縱向管理

縱向管理主要是在談如何針對一項工作制定出具體的下一步行動,書中給出了兩種計劃模式,即自然式計劃模式反應式計劃模式(也叫非自然計劃模式)。

自然式計劃模式

自然式計劃模式來源于人腦計劃和完成一件事的模式,在這里將它分為五個??椋?/p>

  1. 定義目標和原則
  2. 展望成果
  3. 集思廣益
  4. 組織管理
  5. 明確下一步的行動方案
目標和原則

預先了解和掌握任何行為的目的,這將對理智清晰地分析問題,富于創造力地推動事情地發展,以及人們互相之間地通力協作具有重要地指導價值。

提前明確目標的好處有以下幾條,下面只列出了我認為比較有意義的。

  • 界定成功,即界定事情完成的標準。
  • 激發動機,如果提不出做某件事情的充分理由,那么它根本就不值得去做。
  • 創造決策標準,為行動中的一些決策創造了標準。

當目標賦予我們十足的干勁和導向時,原則界定了我們行動的限制因素,以及成功的標準。

前景/成果

其實這里所謂的成果和之前的目標有一定的重合,但是有不同的側重點。我認為作者在這里是想強調去想象一個具體的結果和場景,然后推動行動。

在這里我想補充一點東西,在《控制焦慮》中也提到了通過提前想象完成或成果時的場景可以緩解焦慮,同時這也體現一個樂觀的思考方式。適當地想象成功的場景對完成工作有一定的促進作用。

集思廣益

其實本書在集思廣益部分提出的方法和頭腦風暴很類似,大概意思就是在先不考慮可行性的情況下把腦子里的所有想法都記錄下來。記錄的方法可以有很多種,比如畫圖,比如列清單等等,突出一個順手。這里其實還強調了一個原則,就是想到的東西要及時記錄下來,這么做的好處有很多,之前我看過的一本書《暗時間》用了很大篇幅來談論這件事的重要性和好處,有興趣的朋友可以看一看。

這部分也有幾個原則:

  • 不判斷,不質疑,不評估,不批判。
  • 追求數量,不求質量。
  • 把分析組織工作置于次要的位置上。
  • 不要脫離主題

其實前幾個原則說的是一個意思。

組織管理

這部分其實和橫向的組織管理部分有一定的重疊,我就不贅述了。

反應式計劃模式

反應式計劃模式不過多描述,書中基本是批判態度,大家可以自己評估。

雜談

作者在本書的末尾用了三章來談一些技巧,我覺得這些內容算是技巧和雜談兼有之,因此本部分命名為雜談。

這部分大概有三個主題:

  • 把工作看作與自己的協議。
  • 如何與自己的下一步行動戰斗。
  • 關注結果。

其實所謂的把工作看作與自己的協議是一種看待方式,但是我覺得這個問題并不是這么簡單,它涉及到人對過去行為的反思和過去行為對現在心態的影響,針對不同的情況有不同的處理,大家如果有興趣可以看一看《拖延心理學》《自控力》,如果想進一步可以看看《社會心理學》的行為與態度部分。

關于如何和下一步行動戰斗,書中說了一大堆,其實就是一個意思,即把行動列得越簡單越容易行動越好。

最后一個點其實和前面說的東西區別不大。