本系列《Omnifocus使用心得》來自讀者 @Oceannagirl 原創投稿。

工具控的福音——Omnifocus使用心得總結六(Workflow)

讓各位久等啦~《工具控的福音——Omnifocus使用心得總結》的最后一篇,我覺得是全系列中最有價值的一篇,看上去是寫Omnifocus的工作流,其實其中更多的是我自己的一些GTD系統心得。無論你是否使用Omnifocus,應該都可以從這篇文章中獲得一些啟發。

Workflow

接觸GTD以來,我最喜歡的一個詞便是Workflow——工作流。我們做每件事的方法,我們的每個習慣,我們的生活方式,這些最終都組成了我們的Workflow。也就是說,創造和改進Workflow,也就是創造改進生活本身。不管我們運用的是什么工具,什么理論,紙筆或者是Omnifocus,青蛙或者是番茄,背后的Workflow才是本質。

雖然之前把Omnifocus各個部分拆開來講了好多,但是各位也許還是會覺得困惑,是的,就好像是一片一片碎片,《工具控的福音》最終章就為大家將這些碎片完整的拼起來吧。

作為一個典型的朝九晚五型的辦公室一族,我的一天大致可以分為早晨、工作時間、晚上這三個時間段:

  • 早晨&工作時間:收集&執行——ios版
  • 晚上:處理&回顧——mac版

早晨

實際上每天早晨我做的事情都是固定的,也就是在之前的篇章里我提到過的Morning Ritual,我會將一些容易忘記的細節放進去,比如吃完早飯要吃善存片這樣的小事,也會列進去:

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工作時間

對于工作生活的平衡,我給自己定下了原則,工作時間絕對不做個人的事情,同樣,只要在個人時間段內,也絕對不處理工作上的事情,除非是加班。

因此當我到公司時,我會打開我的To do list(也就是“已有旗標”)并且只查看其中Office情境下任務,將Home情境下的任務隱藏掉。

然后按照情境的分類一一完成。

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當然,在這個過程中,我們通?;嵊齙攪街智榭觶?/p>

1)遇到同事或者上司的打擾,對方突然要求你完成某項任務或者突然要開某項會議

面對這種情況,先詢問事情是否需要立刻完成,如果不是非常緊急,可以先將他們推遲,放到某個特定的時間段做。比如,我每天給自己的任務,估計總完成時間為5個小時,那么以上午兩小時,下午三小時來計算,正常來說在下班前我還有近1個半小時,除去下班前的準備工作,還有1個小時是完全沒有安排任務的時間,我將它稱作“獎勵時間”,一旦遇到上述情況,我會將這些臨時多出來的工作放在這個時間段完成。如果運氣好,我可以自由利用這些時間,就可以根據當時的精力狀態,選擇“行動盒子”里的某些任務完成,也可以看一些工作上的書或者資料,休息一下。

當然,也有可能領導安排你的工作是特別緊急的,這種情況下沒有辦法,只能先完成領導布置的任務了,不過不需要擔心這樣的任務會打亂節奏,一則有“獎勵時間”可以緩沖,二來在之后我提到的勾選旗標的原則會幫助我們,保證就算耽擱一下手頭的活,也不會有大問題,嘛,這邊先賣個關子吧。

2)效率太高,竟然提早完成任務了耶(這種情況恐怕比較少)

這種情況就需要出動“行動盒子”了,要是我太早完成當天的任務,那么,為了遵守上面提到的“平衡原則”,我依然不可以做自己的事情,這樣我必須再從Omnifocus中選出幾個我當天還可以做的工作,“行動盒子”就是充當了Next Action的角色。

在工作時間的最后半小時,是我留給自己整理當天工作的時間,也是最后整理工作區的時間。Work End Ritual就是把結束工作前的一系列任務結合在一起的Ritual。在這個Ritual里可以放一些需要是不是Check一下的工作,就不會忘記這些細枝末節了。

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在這期間如有有需要的收集的任務,可以用便簽之類臨時先記錄一下,最后再整理到ios版的Omnifocus,或者直接發郵件到Omnifocus,方法見《OmniFocus里可以用發送郵件的辦法在Windows系統中實現快速收集功能》。

晚上

因為在公司不是mac系統,所以我將每天的任務處理回顧時間放在Evening Ritual里:

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每天的回顧主要分為四部分

  • 清空:包括清空郵箱、Evernote和Omnifocus的收集箱,在每周回顧中我還加入了清空Read it Later、手機里的照片等等
  • 檢視:在每日回顧中,我會檢視重要的項目,檢查他們進行到哪一步,他們的開始時間和截止時間是否右變動
  • 總結:包括將每天完成的任務通過“報告”Applescript發送到evernote、在Dayone內寫下當天的心得感悟、把Atimelogger內每天的時間花費發送到evernote
  • 計劃:在每日回顧時,需要標出明天所做的任務。在每周回顧時,可以訂立下周的工作目標

在標出明天所做的任務時,原則如下:

1. 預測里被表為橙色的和紅色的任務一定要標上旗標,請盡量保持預測里不要出現這兩種顏色。做到這一點,就不會加入救火隊員的行列。當你突然面對某項計劃外的任務時,也不用擔心會耽擱手頭的工作。

2. 當你把所有的任務標出來之后,請到已有旗標內再次檢視一次,將每一項工作的預估時間添上,并計算出預估的總時間。請保證總時間比你的工作時間少一個小時。對于像我一樣的辦公室一族,我建議5個小時為佳。

關于Soft due dateHard due date

所謂的Hard due date,就是指客觀意義上一件任務的截止日期,而與之相對的Soft due date,就是指一件任務并沒有明確的截止日期,因此我們通?;嶙約焊秤杷桓黿刂谷掌?,但這個截止日期并不是真實的。比如說我們通?;嵊齙揭恢痔盅岬娜?,給你的任務總是伴隨著“越快越好”或者“有時間你就做”這樣的話,但你若真相信了這樣的話,把它放到一堆別的事情之后,那就糟糕了。當然面對這樣的情況,最好的辦法是問清楚截止日期?;褂幸恢職旆?,就是人為限定一個soft due date。

對于soft due date的應用,網上曾有一種利用soft due date來代替旗標作為to do list的方法,我認為此種方法的缺陷還是很明顯的,當hard due date隱藏在一堆soft due date中,你還能分得清楚真正的截止日期是哪天嗎?

其實,無論是hard 還是soft due date,本質都是截止日期,也就是說,當你給一個任務定下了截止日期,不管那個日期是你自己定的,還是客觀存在的,在定下的那一刻,它們都變成了同一個東西。你必須在內心告訴自己:這就是截止日期,過了這個時間還沒有完成任務的話,就糟糕了。而不是:沒關系,反正截止日期是我自己訂的。所以截止日期如果是客觀的,就填客觀的,沒有的話就自己根據當前任務情況和重要性填一個,注意不要為了提前完成任務把Hard due date變成Soft due date。余量這種東西是為了防止別人拖延而準備的,一旦給自己留有余量,就等于給了自己拖延的機會!

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Case Study:如何制定一個項目

當我們將一個idea扔到Inbox里面,在我們將它歸到Personal或者Work文件夾之前,還有一件很重要的事,那就是判斷它是否為一個Project,也就是需要一個步驟以上才能完成的任務。比如舉辦一場婚宴、安排一場旅行等等。有的項目牽涉到的人有很多,周期也可能會很長,如何將他們合理的放置到Omnifocus中就成了最大的問題。

Omnifocus作為一個GTD工具,我們期望它的自動化能得到最大化。雖然每天每周的Review是維持系統運轉的不可避免的步驟,但是我們依然希望它能盡可能的“智能”,減少我們的負擔?;謖飧?a title="《怎樣設定目標》系列 - 褪墨|時間管理" href="//www.beysu.tw/articles/how-to-set-your-goals-summary.html">目標,合理的設置文件夾、情境和透視就很重要,但即使如此,我們依然需要掌握如何將一個龐大且初期可能非常模糊的項目放置到Omnifocus中,比保證其足夠“智能”,免得我們花費太多的精力在梳理這些項目上。

下面我舉一個我工作中例子

案例:某日Boss要求我漢化一本德國的宣傳冊

步驟一:分解項目

如果是第一次的話,可以畫個流程圖理清思路,已經很熟悉的話,直接寫下來也可以,如果頻繁做類似的項目,可以用到Template的Applescript哦。

一般來說,每次漢化一本宣傳冊的流程,都是翻譯→排版→校對→確認印刷,這期間會涉及到翻譯公司、印刷廠等第三方。我們可以列一張圖:

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步驟二:將整理好的思路放到Omnifocus里,原則有三:

所有涉及到第三方的工作也要列入,可以用【】以示區別

這一點之前在透視篇講到過,一方面是為了跟蹤他人的工作成果,另外一方面是為了通過跟蹤,自動啟發下面的動作

每一個步驟都要詳細的列入,不要跳步驟

保證在Omnifocus里的任務都是以動詞開頭,并且盡可能的細化,例如“校對完畢的譯文發給印刷廠”這樣的動作,也盡可能的列入其中

活用順序符號“平行”、“順序”以及“完成最后一個項時標記完成”這一功能

這一點對于Omnifocus的“智能”很重要。理想狀態下,除非一個項目遇到變故,否則在我們將它安排好放入項目文件夾之后,所做的事只有一項一項打勾,而不需要再去添加什么內容。要做的這一點,我們必須保證我們所做的每一件事都包含其中,且可以自動啟發。

另外重要的一點,就是盡可能的縮短項目的時間。我們不是都知道,燒水的時候可以切菜,有的時候多線程的工作可以提高效率。所以為了滿足以上所說,多線程的工作一定要將狀態設置成“平行”

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從上圖可以看出,這個項目實際在Omnifocus中并不和之前為了理清思路而畫的流程圖完全相同,原因就在于在Omnifocus中我們更多考慮的是時間因素,即有限滿足“能同時做的事情用平行狀態”這一條件。另外,每一個帶有次級任務的主任務,都要視情況打上下圖的勾:

都要視情況打上下圖的勾:

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首先,整個項目是一個順序狀態,所以在①出用的是順序標志,在初期材料準備中主要分類兩條支線,“Indesign文件獲取”和“PDF文件獲取”,這兩條線是同時進行的,因此②出是平行狀態。每條線內的任務都是線性發展的,隱私③和④處都是順序狀態。

那么,來看一下最后的結果

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在工作計劃這一透視中,我們只能看到兩個任務,而這兩個任務表示了你可以同時做,完成后自然會觸發下一個場景。

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作者啰嗦的尾聲

工具控的福音——Omnifocus使用心得總結》寫到這里終于要結束了,第一次寫這樣長篇的文章受到了很多人的歡迎,連我自己也嚇了一跳。在寫這篇文章的過程中,自己也在想這套系統是不是還有改進的地方,就這樣一直想一直改進,完成時竟然用了兩個月時間。

我一直認為Omnifocus并不是很復雜,雖然這一直是阻礙其普及的理由之一。很遺憾很多朋友明明已經湊齊了一套Omnifocus,最后卻因為“不易上手”而放棄。真正復雜的構建自己的GTD系統,個人管理系統,Omnifocus最終也只是一個工具而已。但是,不斷地思索“怎么樣才能構造一個更適合自己的GTD系統”“怎么樣才能平衡工作與生活”“幸福的生活究竟應該是什么樣子”這些不正是GTD的樂趣嘛。不斷的改進自身,不斷的前進,在這個過程期間不要為了所謂的“復雜”而卻步,不要吝嗇于思考,這樣也許我們會離夢想更近一些。

最后的福利://pan.baidu.com/share/link?shareid=321523863&uk=3993404932